L’Ufficio Segreteria del Comune svolge un’importante funzione di raccordo tra Organi elettivi e la dirigenza dell’Ente. Inoltre, si occupa principalmente del supporto amministrativo e dell’istruttoria, per la parte di propria competenza, all’attività della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale. All’interno dell’Ente, supporta il Segretario Comunale nell’espletamento delle attività che la Legge, lo Statuto e i regolamenti affidano al Segretario medesimo o che non rientrano nella specifica competenza degli altri Settori.
L’Ufficio Protocollo del Comune ha diverse competenze chiave:
- Registrazione di documenti: l’Ufficio Protocollo provvede alla registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed indirizzati al Comune. Questo processo serve ad identificare in maniera univoca un documento in entrata o in uscita, attestandone legalmente la ricezione o l’invio.
- Gestione della posta elettronica: l’Ufficio Protocollo gestisce la casella di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) dell’Ente e altre caselle di posta elettronica.
- Assegnazione e smistamento dei documenti: l’Ufficio Protocollo si occupa dell’assegnazione e dello smistamento ai vari uffici del Comune dei documenti in entrata o interni, ai fini di un corretto svolgimento delle attività amministrative.
- Gestione della corrispondenza in uscita: l’Ufficio Protocollo si occupa della lavorazione e gestione contabile della corrispondenza cartacea in uscita prodotta dagli Uuffici interni e destinata a terzi.
- Pubblicazione di atti all’Albo Pretorio: l’Ufficio Protocollo si occupa della pubblicazione di atti all’Albo Pretorio del Comune.
- Conservazione e consegna degli atti: l’Ufficio Protocollo si occupa della conservazione e consegna al cittadino degli atti, giudiziari e non giudiziari notificati, depositati.
- Gestione del centralino telefonico: l’Ufficio Protocollo si occupa del centralino telefonico e smistamento delle chiamate.
- Tenuta ed aggiornamento dell’archivio comunale: l’Ufficio Protocollo si occupa della tenuta ed aggiornamento dell’archivio comunale.
Queste competenze sono fondamentali per garantire una corretta gestione delle pratiche burocratiche e legali.
